電子帳簿保存法対応について

経費精算機能は「経費精算オプション」を有効にしている企業に限りご利用頂けます。

電子帳簿保存法により以下の要件を満たす必要があり、「キンクラ」では以下のとおり対応しています。

キンクラにおけるスキャナ保存要件対応表

経費精算機能の利用にあたって、領収書のスキャナ保存を行う場合、定められた要件を満たした運用をお願いいたします。
スキャナ保存に関する要件の各項目について、システム要件／非システム要件に分けた対応表は下記となります。

システム要件：キンクラで対応可能な機能要件

非システム要件：お客様にて定める運用方法

項目		非システム要件	システム要件	要件概要
真実性の確保	入力期間の制限	〇	-	書類の受領後速やかに入力を実施、または業務の処理に関する通常の期間を経過した後速やかに入力を実施(国税関係書類の作成又は受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限ります)
	画像解像度等	〇	-	解像度200dpi以上による読み取り及びカラー画像(赤・緑・青それぞれ256階調以上)による読み取り
	入力時刻証明措置	-	〇	本サービスでは時刻証明機能を備えているため、タイムスタンプの付与要件に代替可能
	読取情報の保存	〇	-	画像の解像度、階調、当該国税関係書類の大きさ情報を保存
	ヴァージョン管理	-	〇	・国税関係書類に係る電子データの記録事項について訂正又は削除を行った場合にはこれらの事実及び内容を確認することができる・または当該国税関係書類に係る電子データの記録事項について訂正又は削除を行うことができない電子計算機処理システムである
	入力者等の情報	-	〇	国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが必要
	相互関連性	-	〇	スキャン文書に一連番号を付与し、帳簿に転記することで相互関連性を確保することが必要
	関係書類等	〇	-	一定書類の備え付けをすることが必要。本サービスからは操作説明書を提供
可視性の確保	見読可能装置	〇	-	一定要件を満たすディスプレイやプリンターなどを準備することが必要
可視性の確保	検索機能	-	〇	記録項目の検索、範囲検索、複数条件検索に対応することが必要
保存場所		〇	-	納税地若しくは国内の事務所、事業所等で保存
保存期間		-	〇	法人の場合は原則7年（又は10年）、個人事業者の場合は原則5年（又は7年）

一定水準以上の解像度・カラー画像

一定水準以上の解像度・カラー画像とはスキャナで画像をスキャン、保存する際に以下の2つの条件を満たす必要があります。

解像度を＂200dpi 以上＂でスキャンすること
＂24ビットフルカラー/1677万色＂以上でスキャンすること

Help_10216_1

キンクラでは、領収書の画像をアップロードした際に上記の2つの条件を満たすかどうかを判定して、解像度が条件を満たしていなければ警告表記しアップロードできないようにします。また、グレースケールで申請されている場合、警告が表記されます。また、紙の原本が無く、ECサイトなどで発行された200dpi未満のPDFファイルをアップロードする場合は、電子取引ファイルとして登録することが可能です。そのため、JIS X6993またはISO 12653-3準拠スキャナ評価用テストチャートの4ポイント文字を確認できる画像として、登録することが可能です。

タイムスタンプの付与・訂正削除ができないシステムを利用

「タイムスタンプの付与・訂正削除ができないシステムを利用」とは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ（*1）を入力単位ごとの電磁記録の記録事項に付し、クラウドサービスを利用して電子取引データを授受する場合において、当該電子取引データの訂正および削除ができない、またはその履歴が記録され閲覧ができるようにすることが必要になります。

（*1：記録事項が変更されていないことを、保存期間を通じて確認することができ、かつ課税期間中の任意の期間を指定することで一括して検証可能なものに限る。）

Help_10216_2

キンクラでは、経費支払管理の一覧にある申請詳細を開き、領収書添付にある変更履歴のテキストリンクから確認することができます。タイムスタンプなどの情報も、同様に領収書添付にある「変更履歴」のテキストリンクから確認することができます。なお、キンクラではパブリックNTPサーバから日時を取得しており、アップロードされた領収書すべてに自動でタイムスタンプが付与されます。また、オリジナルの情報は訂正・削除することはできず、訂正がある場合は、新たなタイムスタンプが付与されて別バージョンとして登録されます。

バージョン管理

バージョン管理とは、国税関係書類に係る電磁記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムを要することが必要になります。

Help_10216_3

キンクラでは、経費支払管理の一覧にある申請詳細を開き、領収書添付にある変更履歴のテキストリンクから確認することができます。

入力者等情報の確認

入力者等情報の確認は、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが必要です。

Help_10216_4

キンクラでは、経費支払管理の一覧にある申請詳細で、申請毎に確認することができます。

帳簿との相互関連性の確保

帳簿との相互関連性の確保とは、帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくことが必要になります。

Help_10216_5

キンクラでは、申請データに領収書ファイル名の記載があり、領収書ファイルの頭の数字は申請Noになっているため、相互関連性が確保されています。また、結果的に取引に至らなかった書類など、帳簿との関連性がないファイルについては、「備考」に帳簿との関連性を持たないものであることを記載する等して、確認できるようにしてください。

保存場所と保存期間

「保存場所と保存期間」とは、該当の納税地、もしくは納税地とする予定の電子取引データを閲覧できる環境がある場所で、税法上の法定期間内、データを保存するということを意味します。この要件を満たすことが必要となります。

キンクラでは、経費データはクラウドサーバ上に10年間保管されます。

検索機能の確保

検索機能の確保とは、下記三つを満たしている必要があります。

取引年月日、取引先、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること。
日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

Help_10216_6

キンクラでは、経費支払管理の検索機能や、領収金額（取引金額）、利用先名称（取引先）、領収日付（取引年月日）などを詳細条件を組み合わせて設定し検索することができます。また、各詳細条件が空欄の場合でも検索は可能となっており、金額については「0」を入力することで検索もできます。その他にも、申請Noでの検索もできるため、帳簿との関連付けを行うことも可能です。

可視性確保

書類の可視性確保のため、以下の要件を満たすディスプレイ・プリンターをご利用ください。

ディスプレイ要件 - サイズ：14inch(35cm)以上

カラー：RGB256階調相当以上

プリンター要件 - 解像度：200dpi以上

カラー：RGB256階調相当以上

バックアップデータの保存

キンクラでは、クラウド上に1日1回バックアップデータの保存をしております。

システム概要図

Help_10216_7

キンクラのシステム概要図は、上記のようになっております。

この情報は役に立ちましたか？