勤怠管理、労働基準法に関する知識や役に立つ情報をお届けするキンクラコラム

勤怠管理とは?コロナ禍における適切な管理方法について伝授

2022.04.15

勤怠管理は、会社の規模や業種にかかわらず、会社内で必ず行わなければならないものです。ワーク・ライフ・バランスや働き方改革、そして新型コロナウイルス感染症流行拡大の影響により、社員一人ひとりの働き方が多様化し、また労働時間にまつわる労使トラブルも後を絶たない中、適切な勤怠管理がこれまで以上に求められています。

今回は、勤怠管理とはそもそもどのような内容か、具体的な方法や就業管理との違い、未来に向けた勤怠管理体制の整備について、順に解説をしていきましょう。

キンクラコラム

勤怠管理とは

勤怠管理とは、正しい賃金計算を実施することを目的として、会社の使用者である社長が社内で働く社員がどのように働いているのかの現状を適切な形で把握することをいいます。
具体的には、何時から何時まで働いているのか、残業はいつ、何時頃まで行っているのか、休日出勤をしているのか、有給休暇を取得したのはいつか、などの情報を記録していきます。

勤怠管理の方法には何があるか

社員ごとの勤怠情報を記録する媒体には、さまざまな内容が挙げられます。
たとえば、手書きや専用機を用いた「タイムカード」や機器にかざすことで自動的に勤怠データが登録される「ICカード」、システムへのログイン記録などがクラウド上で自動保存される「勤怠管理システム」などの方法を用いて、社員ごとに記載してもらった内容を入手する方法があります。

就業管理との違いは?

勤怠管理と似たような内容の一つに「就業管理」が挙げられますが、その内容は異なります。
勤怠管理が、賃金支払いの為に義務付けられている労働時間管理であることに対し、就業管理とは、勤怠管理を行うことに加えて、社員が安心安全に働ける環境にあるか否かを全般的に管理していくことです。
具体的には、法律で定められた月あたりの残業時間をオーバーしていないか、変形労働時間制などのイレギュラーな働き方を導入している場合はその内容が守られているか、連日の休日出勤などで心身に支障をきたす働き方をしていないか、などの観点からチェックをしていきます。

社員全体の働き方を就業管理で管理することで、社員が安心して働ける環境を整え、企業の成長へつなげていくというねらいがあります。

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勤怠管理が必要とされる理由

勤怠管理は、労働基準法という法律により使用者に向けて義務づけられています。正確な賃金支払いという目的はもちろん、長時間労働の抑制などを抑制や賃金の未払い問題を防ぐための管理であるともいえます。
なお、勤怠管理情報が記載されたデータは5年間の保存をしなければならず、実施していない場合は法律違反に問われるケースがあります。この「5年」のカウントは、最後に記録を行った日から起算して5年という形で行います。

勤怠管理を怠ることは残業代の未払いや長時間労働を見過ごす事態へとつながる危険性があり、労使トラブルのもとになる状況に陥る可能性がありますので、覚えておきましょう。

勤怠管理体制の整備

前述の通り、勤怠管理は使用者に課せられた義務であり、管理体制の整備は経営者にとって必須の対応となります。
しかし、昨今の新型コロナウイルス感染症流行の影響により、テレワークや在宅勤務など、通常通り会社へ出社しないまま仕事をする社員が非常に増加しました。したがって、昔ながらのタイムカード打刻システムにより勤怠管理を行っていた会社などは、在宅勤務で社員が出社しない日の勤怠管理法について改めて検討する必要があるでしょう。

対策としては、パソコンシステムを活用したオンラインでの勤怠管理を行う方法を取ることが一般的ですが、特に自宅で仕事を行う在宅勤務の場合などは、プライベート空間と仕事の空間が同じ場所になることから、勤務時間が変則的になってしまう可能性があるため、気をつけなければなりません。たとえば、仕事を行う時間にバラつきが生じる場合や、オン・オフの切り替えなく昼夜問わずダラダラと仕事を続けてしまう場合、勤怠情報を社員が任意で入力し、実際は仕事をせずサボってしまう場合などが挙げられます。

このような状況に対応するため、最近では各社よりさまざまな勤怠管理システムが打ち出されています。たとえば、社員の仕事状況を一定期間ごとにチェックできるようにパソコン画面が定期的にキャプチャされ、システムへ送信されるシステムを活用することで、社員の仕事への意識を高める効果が生まれます。また、有給休暇の管理や残業申請書フォームと連携した機能のある勤怠システムや、交代制勤務のシフトを自動的に組み、管理できるシステムが搭載されているものもあります。

まとめ

勤怠管理を正しく行うためには、使用者が守らなければならない法律の内容や、就業規則などで定められた社内ルールを熟知することが求められます。
現状の勤怠管理体制に不安がある場合などは、まずは社内ルールを洗い出し、勤怠管理をスムーズに行うために必要な機能を検討することから始めてみてはいかがでしょうか。

雇用形態や働き方が多様化している昨今の時世に合わせた形で適切な勤怠管理を実施することが、会社の未来へとつながります。

加藤 知美

エスプリーメ社労士事務所社会保険労務士

愛知県社会保険労務士会所属。総合商社、会計事務所、社労士事務所の勤務経験を経て、2014年に「エスプリーメ社労士事務所」を設立。
総合商社時では秘書・経理・総務が一体化した管理部署で指揮を執り、人事部と連携した数々の社員面接にも同席。会計事務所、社労士事務所勤務では顧問先の労務管理に加えセミナー講師としても活動。
現在は文章能力を活かしたオリジナルの就業規則・広報誌作成事業の2本柱を掲げ、専門知識を分かりやすく伝えることをモットーに企業の支援に取り組んでいる。

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