自社に合わない勤怠管理システムを導入してしまうと余計なコストがかかってしまう可能性があります。そのため、自社に合ったシステムを選ぶことが重要になります。
しかしながら、最適なシステムを選定するためには、どのようなことに気を付けなければいけないのか分からないという方もいるでしょう。
そこでこの記事では、勤怠管理システムの選び方から導入方法まで解説します。

まずは、なぜ勤怠管理システムの選び方が重要な理由について解説します。

自社に合わない勤怠管理システムを選んでしまうと、余計なコストがかかってしまう恐れがあります。
極端な例ですが、従業員の人数が少ないにも関わらず、大企業向けの高価な勤怠管理システムを導入してしまい、その結果コストが余計にかかってしまうといったことが起こりえます。
このように、自社に合わない勤怠管理システムを選定してしまうと、余計なコストが発生してしまう場合があるため、慎重に選定することが重要です。

自社の環境に合わないシステムを選んでしまうことで、余計な労力が発生してしまう可能性があります。例えば、フレックスタイム制を導入して柔軟な働き方を採用しているが、導入した勤怠管理システムがこの柔軟性に対応できないため、調整が必要となり余分な手間が発生します。

以上のようなリスクを避けるためにも、勤怠管理システムの選び方が重要になります。

勤怠管理システムを選定する際に、様々なシステムと比較検討をすることでしょう。
ここでは比較する際のポイントをご紹介します。

自社の業務フローや特定のニーズに合致する機能が備わっているかを確認することが重要です。
例えば、フレックスタイム制の対応可否や、独自の休暇制度に対応できるかといったことを確認します。また、余計なコストをかけないためにも、必要な機能のみを備えたシステムをなるべく選定することが大切です。

自社の規模に合わない勤怠管理システムを導入してしまうと、当然余計なコストがかかります。
そのため、勤怠管理システムを導入しても費用対効果が合うかどうかを確認する必要があります。

導入時だけではなく、導入後もサポートはあるのか？また、トラブルが発生した場合にも、迅速に対応をしてくれるのか？等、サポート体制を確認することも重要です。
ただし、サポートの内容によっては追加費用が掛かる場合もあるため、それらも含めて確認しておく必要があります。

勤怠管理システムを導入する際には、無料トライアルのあるシステムを導入するのがおすすめです。どれだけ事前に調査をしても、実際に導入をしてみなければ、自社に適合するかどうかは分かりません。
そのため、事前調査では問題なかったが、導入後に様々なトラブルが発生してしまう可能性もあります。無料トライアルのある勤怠管理システムであれば試験導入ができるため、そのようなリスクを避けられます。
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法改正に合わせてシステムをアップデートしてくれるかどうかを確認することも重要です。
法令違反が起これば当然、罰則等のリスクが発生します。そのようなリスクを負わないためにも、法改正に対応してくれるシステムを選定するのが良いでしょう。ただし、システムによっては法改正のアップデートは有料の場合もあります。そのため、料金なども含めて確認することが大切です。

以上のポイントを押さえることで、自社に適切な勤怠管理システムの選定ができます。

勤怠管理システムは選び方だけではなく導入の手順も重要です。
以下の手順で、自社に最適な勤怠管理システムを導入することが出来ます。

まずは、導入をする勤怠管理システムを選定します。ここでは、各機能や料金プランなどを確認して、自社に最適な勤怠管理システムを選定することが重要です。
選定する際のポイントは、前の項目で解説をしていますので、そちらを参照してください。

勤怠管理システムを選定したら、次は従業員にシステムを導入することを事前に周知します。
とくに告知もなく、いきなり勤怠管理システムを導入してしまうと従業員は混乱してしまいます。そのため、勤怠管理システムをいつ導入するのか？そのシステムはどのようなもので、どのように操作をするのか？等を事前に周知しておきましょう。

勤怠管理システムの選定が完了し従業員への事前周知を実施したら、次は試験導入をします。
先述した通り、事前に調査をしても、実際に導入をしてみなければ、自社に適合するかどうかは分かりません。そのため、まずは試験導入をして操作性や機能に問題がないかどうかを検証することが大切です。

試験導入で問題がなければ、勤怠管理システムを正式に導入します。
この段階では、試験導入で得られたフィードバックを活用して、最終的な調整を行うことが重要です。将来的に必要になりそうな機能であっても、慣れるまでは現状必要な機能のみに抑えて導入することが成功への鍵です。

以上の手順を取り入れることで、最適な勤怠管理システムを選ぶことができます。

勤怠管理システムを導入することによって、勤怠管理を効率化できます。
とはいえ、自社のニーズに合った機能を持つものを比較し、法令の改正に対応しているか、そしてサポート体制が整っているかを確認して導入することが大切です。
また、システムを導入した後は従業員に操作方法を周知し、試用期間を設けることが重要です。
それによって、システムが本格的に運用される前に問題点を見つけ出し、改善策につながります。
これらのステップを踏むことで、勤怠管理システムは企業の成長を支える強力なツールとなります。

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