勤怠管理における申請や承認、決済などの手続きに無駄があると、業務効率が下がってしまう可能性があります。このような問題を解決する方法として、ワークフロー機能が付いた勤怠管理システムの導入がおすすめです。
しかし、具体的にどのようなシステムを導入すればいいのか分からないという方も多いでしょう。この記事では、そもそもワークフローとは何か、またワークフロー機能付きの勤怠管理システムを選定する際のポイントなどを解説します。

まずはワークフローの意味やワークフローを効率化する方法について解説します。

仕事には「始まりから終わりまでに誰が何を行い、どのように処理をして完了させるのか」という流れがあります。
この業務の一連の流れのことをワークフローといいます。
例えば、従業員に給与が支払われるまでの流れは次の通りです。
1.従業員が出退勤や残業など勤務時間の申請をする。
2.管理部署や上司が承認を行う。
3.給与計算の担当部署が事務手続きをすることで給与支払いが実施される。
このように、社内の業務には一定のワークフローが存在しています。
ワークフローに無駄が生じていると業務の効率が下がってしまうため、ワークフローを適宜見直していく必要があります。

ワークフローの運用方法は企業によって異なりますが、紙媒体で管理をしている企業も少なくありません。紙による運用では、書類の作成や保管に手間がかかり、紛失などのリスクも高いです。
さらに、ワークフローが不明瞭な状態になり、従業員の管理が難しくなる場合もあります。
申請や報告の漏れ、手続きの不備などの問題が起きた場合は、迅速な対処が必要です。このような問題は、ワークフローをシステム化することで解決できます。

ワークフローシステムには様々なものがありますが、特におすすめしたいのはワークフロー機能付きの勤怠管理システムです。
ワークフロー機能を備えた勤怠管理システムを導入すれば、日々の出退勤管理はもちろん、休日出勤や残業の記録、遅刻や早退の申請、休暇や代休申請などを一元管理可能です。さらに、申請の承認や給与計算システムとの連携を行うことができます。

以上のように、ワークフローはシステムを導入することによって効率化できますが、更に効率を上げるために、ワークフロー機能を備えた勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

ワークフロー機能付きの勤怠管理システムを導入することで、さまざまなメリットがあります。
そのメリットとは何か？いくつかご紹介します。

ワークフロー機能を備えた勤怠管理システムを導入することで複雑な作業を簡略化できます。従業員ごとに勤務時間や休日、残業などの状況が異なるため、勤怠管理や集計には膨大な手間がかかります。しかし、システムを導入することで、集計作業の手間を削減でき、業務の効率化が可能です。

一連の業務を可視化できるのも、メリットのひとつです。
例えば何かしらの申請作業を行う場合、ワークフローが可視化されることによって、「誰に承認をもらえばいいのか？」が分かりやすくなります。
それにより、スムーズに承認作業をすることが可能になります。

システムによっては、社内の既存システムと連携させて使うことが可能です。
すべての情報を一元管理できるためチェックミスも減り、スピーディーかつ効率的に業務を処理できるでしょう。

勤怠管理システムを導入すれば、申請や承認、決裁など一連のワークフローをすべてシステム上で行えます。
紙の書類を作成し、印刷したりファイリングしたりする手間もかかりません。
ペーパーレス化によって書類の回収や処理の手間を省けば、より効率的に業務を進められます。
また、書類の保管スペースが必要なくなるのも嬉しいところです。

以上のように、ワークフローをシステム化することによって様々なメリットが得られます。

ワークフロー機能付き勤怠管理システムを選定する際にはどのようなことに気を付ければよいのか、いくつかポイントを解説します。

ワークフロー機能付きの勤怠管理システムは、クラウド型がおすすめです。
クラウド型は導入コストを抑えることができ、設定やメンテナンスにもそれほど手間がかかりません。また、システムの提供会社が保守対応やセキュリティ対策をしてくれるのもクラウド型の魅力です。複雑な設定をせず、すぐに運用できるクラウド型サービスで、効率的よくシステムを運用しましょう。

操作性の悪いシステムを導入した結果「使いにくい」と敬遠されてしまうケースもあります。システムを導入するときには、すべての従業員が負担なく使えるかを確認しておきましょう。直感的に操作できるものを選べば、申請や承認にかかる時間を削減できます。

勤怠管理システムを導入するにあたってはコスト面が気になると思います。 勤怠管理システムの料金プランは企業の規模や利用人数、機能の幅によって変動します。 単に安いものを選んで導入するのではなく、必要な機能が過不足なく備わっているかを確認しましょう。

上記のポイントを押さえることによって、自社に最適なワークフロー付きの勤怠管理システムを導入することが出来ます。

ここまでで、ワークフロー機能付きの勤怠管理システムを導入するメリットや選定する際のポイントを解説していきました。 ワークフロー機能付きの勤怠管理システムを導入する際には、この記事で紹介したことを参考にすることで自社に最適なシステムを導入することが出来ます。 もし、ワークフロー機能付きの勤怠管理システムの導入を検討しているならば「キンクラ」もおすすめめです。
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