勤怠管理システムを自作している事業者の方もいるのではないでしょうか。低コストというメリットはあるものの、デメリットや注意点を理解しておかなければ後悔する恐れがあります。
本記事では、勤怠管理システムを自作するメリットやデメリット、注意点について詳しく解説します。

勤怠管理システムを自作することは可能です。その1つにExcel(エクセル)での管理や自作アプリの活用があります。

勤怠管理システムをExcelで自作する場合、以下2点のいずれかの知識が必要です。
・関数を活用
・マクロを活用

よく使用する関数の種類には、以下が挙げられます。

マクロはVBAというプログラミング言語で作成します。そのため、作業の自動化が可能です。

最近では、プログラミングの知識がなくても自社の業務フローにあったアプリが作成できます。そのシステムを利用して、自社向けの勤怠管理アプリを作成します。もちろんPHPやJavaなどの知識があれば、より高度な勤怠管理システムが作成できるでしょう。勤怠管理アプリを自作する場合には、以下の機能が必要です。

これらの機能があるアプリを自作できれば、人事労務管理だけではなく従業員の給与計算まで効率よく行えるでしょう。

このように勤怠管理は、Excelや提供されているツールを使用する自作アプリの開発で自作が可能です。

勤怠管理システムを自作することで得られるメリットは次のとおりです。

必要な機能だけ取り入れられる

自社に必要な機能だけを取り入れた勤怠管理システムができます。不要な機能は装備せず必要なものだけを取り入れることで、従業員が操作するうえでも使用しやすい勤怠管理システムができます。また、コスト効率の面でも無駄の削減につながり、メンテナンスやアップデートも自社のペースに合わせて自由に実施できるでしょう。あわせて、従業員の意見も反映しやすく、実際に使用するうえでストレスを感じにくいシステムが使用できます。

ランニングコストがかからない

パッケージシステムの場合、ライセンス費用や更新費用が発生します。また、自社のニーズにあわせてカスタマイズすることが難しい場合もあります。カスタマイズできたとしても、追加費用が発生するケースも珍しくありません。また、自社で勤怠管理データを管理することは、クラウドストレージなどのサービス費用の削減につながります。

勤怠管理システムを自作することは、自社に必要な機能だけに特化しコストを抑えて使用できます。

勤怠管理システムを自作すると、最も必要な次の機能に対応できない可能性があります。

労働法やそれに関連する法律は、頻繁に改正が入ります。この改正に対応できない場合、企業にとって、訴訟リスクにつながるケースがあります。法改正に対応するためには、頻繁にシステム更新が必要です。更新作業には、人的コストがかかります。もし、自社の従業員が本来すべき業務のほかに勤怠管理システムの運用を行っていた場合には、本来業務に支障が出る可能性も出てくるでしょう。

勤怠管理システムのプロが作成したものではないため、改ざんが簡単にできる可能性があります。特にExcelの場合、身近にあるソフトであり誰でも操作できるため、意図せず改ざんしてしまう可能性もあります。改ざんが容易な勤怠管理システムは、従業員の勤務状態について正しく把握できません。万が一、従業員との間で訴訟が発生した場合、ベンダーが開発した勤怠管理システムよりも証拠能力が低くなるため、企業側が不利になるケースがあります。

法改正に対応するためには、労働法に詳しい担当者が必要です。対応漏れは、法的リスクに直結するため、専門知識がある人材を確保しなければなりません。しかし、そのような人材を確保するためには、内部研修の程度で専門知識は身につきません。外部から専門知識のある人材を確保するにもコストがかかります。また、情報漏洩が発生しないためにもセキュリティ面での専門知識も必要になるため、労務管理とシステム全般に関する知識をもつ担当者が必要です。

勤怠管理システムを自作することは、事業に損害を与えかねないデメリットや注意点があります。

勤怠管理システムを自作することは、ランニングコストや自社に必要な機能のみに特化できるなどのメリットがあります。
しかし、改ざんが容易、法改正への対応ができないなど、事業に損害を与えかねないデメリットもあります。
そのため、勤怠管理システムを積極的に活用することが必要です。

中小企業や小規模事業者にも適している勤怠管理システムに「キンクラ」があります。
キンクラには、法改正に対応しているだけではなく、自社に必要な機能がカスタマイズできアプリでの利用も可能です。勤怠管理システムを導入することで、事業を発生しうる損害から守ります。
ぜひこの機会に、キンクラをご検討ください。